5. Szenarien

Verfügbarkeiten müssen vorliegen

Thomas arbeitet als Assistent in Jamals Team. Im Grunde ist Jamal mit Thomas' Arbeit zufrieden, er muss ihn jedoch jeden Monat daran erinnern, seine Verfügbarkeiten rechtzeitig einzureichen. Das Erstellen des Dienstplans verzögert sich deshalb immer wieder.

Verfügbarkeiten müssen den Bedarf decken

Als Magda den Dienstplan für den kommenden Monat schreibt, stellt sie fest, dass sich für einen Tag niemand zur Verfügung gestellt hat. Sie muss die Schicht besetzen und sendet eine Nachricht an das Team. Variation: Es handelt sich um den Tag, an dem sie zur Schwimm-Therapie geht. Zu diesem Anlass nimmt sie grundsätzlich nur weibliche Assistentinnen mit.

u. U. viele Korrekturschleifen nötig

Tabea sitzt schon seit 1,5 Stunden an der Dienstplangestaltung für den kommenden Monat. Es können zwar alle Schichten besetzt werden, die Aufteilung stellt sie jedoch nicht zufrieden. Immer wieder liegen die Dienste einzelner Assiszent*innen zu eng beieinander, außerdem soll Dilan Überstunden abbauen und Markus nicht so häufig an Wochenenden arbeiten müssen. Es fällt ihr schwer, alle Bedingungen gleichermaßen zu berücksichtigen.

Bedürfniskonflikte

Pietr möchte die Wochenenden gerne freihalten, da er diesen Sommer viele Festivals und Parties besucht. Zeynep möchte ihm das gerne ermöglichen. Jedoch ist Pietr einer von wenigen Assistent*innen im Team, die einen Führerschein besitzen. Zeynep fährt am Wochenende gerne zu ihrer Familie aufs Land, das geht nur mit dem Auto.

Fristgerechte Abgabe

Gabi erstellt den Dienstplan für den kommenden Monat immer am 14. des Vormonats. Sofern ihre Assistent*innen ihr keine Einschränkungen mitteilen, geht sie von freier Verfügbarkeit aus. Wenn Gabi den fertigen Dienstplan verschickt, melden sich immer wieder einzelne Assistent*innen, weil sie eine zugeteilte Schicht nicht wahrnehmen können. Gabi ist genervt, möchte aber auch nicht jeden Monat an die Frist erinnern müssen.

Kurzfristige Änderungen

Als Ralf den Dienstplan gerade ans Team rausschicken möchte, meldet sich Kim bei ihm. Ihre Tante habe sie kurzfristig zum Geburtstag eingeladen. Kim möchte unbedingt hingehen, da sie ihre Tante sehr liebt und die Familie nur noch zu seltenen Gelegenheiten zusammenkommt. Durch einen einfachen Tausch ist das Problem nicht zu beheben, Ralf nimmt sich jedoch Zeit für eine Überarbeitung des Plans.

Regelmäßige Einschränkungen

Tanja studiert neben der Arbeit in Zeyneps Assistenzteam Soziale Arbeit. Jeden Donnerstag muss sie eine verpflichtende Veranstaltung besuchen und kann daher an diesem Wochentag grundsätzlich nicht arbeiten.

Fehler bei der Angabe

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Übermittlungsmedium

Senthu erhält die Angaben zur Verfügbarkeit seines Assistenzteams moatlich per Mail. Er findet es umständlich, die Angaben für die Dienstplangestaltumng zusammenzutragen, hat aber auch keine bessere Idee, wie er vorgehen könnte.

Krankheitsbedingte Ausfälle

Tine hat sich erkältet und meldet sich für ihre Schicht in zwei Tagen krank. Sie informiert ihren Assistenznehmer Oskar und das Assistenzteam über den gemeinsamen Gruppenchat. Es melden sich nur wenige Leute auf ihre Nachricht, sie können alle nicht einspringen. Oskar sendet eine erneute Bitte um Rückmeldung. Eine Lösung findet sich trotzdem erst am folgenden Tag.

Tausch

Tim und Thomas möchten auf Tims Initiative hin ihre Schicht miteinander tauschen. Die Assistenznehmer*in, bei der sie arbeiten, hat zum Glück keine Einwände. <br><br> Variation: <br> Der Tausch zwischen Tim und Thomas ist für die Assistenznehmer*in ungünstig, weil sie sich mit einer Freundin trifft, die zwei Hunde besitzt. Sie weiß, dass Thomas eine Hundehaarallergie hat, und plant das bei den möglichen Tagen für ein Treffen mit der Freundin ein. Nun müsste sie die Verabredung absagen. Sie bittet Tim und Thomas, weitere Leute aus dem Team einzubeziehen, im Zweifel käme auch ein Dreiecks-Tausch in Frage.

Verspätungen

Lone erscheint eines morgens nicht zu ihrer Schicht bei Fabian. Mehmet, der gerade vor Ort ist, muss daher länger bleiben. Dass er Lone nicht erreichen kann, macht ihn nervös, er hat später noch einen wichtigen Termin an der Universität. Fabian sagt zwar immer wieder, dass seine Assistent*innen auf solche Fälle vorbereitet sein und ihre Schichten und Termine entsprechend planen sollen, das klappt allerdings nicht immer und meistens geht ja auch alles gut.

Formale Vorgaben und Rechtssicherheit

Magda bekommt eine neue Sachbearbeiterin bei ihrer Krankenkasse zur Seite gestellt. Bisher hat sie ihre Assistent*innen die Stunden auf Monats-Vordrucken eintragen und je einmal unterschreiben lassen. Die neue Sachbearbeiterin besteht jedoch darauf, dass jede geleistete Schicht mit einer Unterschrift dokumentiert werden solle. Genau genommen bräuchte sie sogar zwei Unterschriften pro Schicht, da sich die 24-Stunden-Schichten auf zwei Tage erstrecken.

Abweichungen erfassen

In Jamals Team gab es im vergangenen Monat so viele Änderungen im Dienstplan, dass er den Überblick verloren hat. Er hofft, dass alle Assistent*innen ihre zusätzlichen Stunden entsprechend notiert haben. Bei der Abrechnung wird ihn das wieder einiges an Zusatzarbeit kosten.

Urlaub Assistenznehmer*innen

Laura möchte für eine Woche Urlaub im Elsass machen. Sie plant solche Vorhaben extra weit im Voraus, um sicherzustellen, dass sie Assistent*innen findet, die sie begleiten. Am liebsten ist es ihr, wenn zwei Assistent*innen mitreisen und sich vor Ort abwechseln. So haben beide regelmäßig Zeit für Erholungsphasen und wenn Laura ehrlich ist, geht es ihr auch auf die Nerven, tagelang mit der gleichen Person unterwegs zu sein.

Abweichung von der gewohnten Arbeitszeit

Pippo arbeitet seit der Corona-Zeit von zuhause aus. Deshalb hat er den Schichtbeginn auf 9 Uhr - statt zuvor 7:30 Uhr - geändert. Seine Chefin besteht jedoch neuerdings darauf, dass er wieder zwei Tage die Woche im Büro erscheint, zumindest während des laufenden Projekts. Pippos Assistenzteam hat sich an die neue Anfangszeit gewöhnt und möchte ungerne zurück. Durch den 24-Stunden-Rythmus würde das auch am Wochenende eine frühe Anreise bedeuten, die mit den öffentlichen Verkehrsmitteln für einige recht umständlich ist. Sie schlagen vor, nur an den betreffenden Tagen früher zu beginnen. Pippo möchte den Rythmus jedoch möglichst beibehalten, da die unregelmäßigen Schichten die Stundenkalkulation und die Gehaltsabrechnungen erschweren.

Besondere Vorhaben

Ricarda möchte im Sommer auf ein Festival fahren. Das wirbt zwar mit Barrierefreiheit, aus Erfahrung weiß sie jedoch, dass viele Organisatoren an den eigenen Ansprüchen scheitern und hinter ihrem Versprechen zurückbleiben. Entweder sind die Duschen doch zu schmal für ihren E-Rolli oder die Stromversorgung zu weit entfernt, um ihr Atemgerät in der Nacht zu versorgen. Es muss sich also um vieles gekümmert und womöglich improvisiert werden, dafür braucht sie eine robuste Assistenz, die kein Problem damit hat, ein Wochenende zu campieren, ohne dass die üblichen Hilfsmittel zur Verfügung stehen.

Regelmäßige Einschränkungen oder Besonderheiten

Magda fährt einmal die Woche zur Schwimmtherapie in ein Hallenbad. Für diesen Termin hat sie bestimmte Assistentinnen angelernt. Sie möchte einerseits nur mit weiblichen Assistentinnen dort hin, andererseits müssen diese genug Kraft besitzen, um ihr auf dem rutschigen Schwimmhallenboden beim Transfer in den Rollstuhl fürs Wasser die nötige Sicherheit zu geben. Wenn eine ihrer Schwimm-Assistenzen ausfällt oder der Termin nicht besetzt werden kann, zieht sie es vor, stattdessen Trockenübungen zu machen.

Passgenauigkeit zwischen Angebot und Bedarf

Jamals Team besteht zur Zeit aus neun Assistent*innen. Zwei von ihnen haben ihn gefragt, ob sie nicht etwas mehr arbeiten könnten. Dafür müsste er jedoch Stunden bei den anderen Teammitgliedern streichen. Er schaut nach, wer zur Zeit viele Überstunden angesammelt hat und hofft, die Anfrage zumindest zeitweise über einen entsprechenden Stundenausgleich erfüllen zu können. Tina möchte sich ihre Überstunden zwar lieber auszahlen lassen, aber Jamal möchte die Bedürfnisse aller berücksichtigen und gibt ihr in den folgenden Monaten weniger Stunden.

Überstunden

Leon arbeitet erst im zweiten Monat bei Laura. Er hat durch die Übernahme mehrerer Ausfälle jedoch bereits über 50 Überstunden angesammelt und fragt sich, wie er damit umgehen soll. Lässt er sich zu viel davon auszahlen, ist dies steuerlich ungünstig für ihn. Weniger arbeiten möchte er zur Zeit jedoch ebenfalls nicht. Er bittet Laura, die reguläre Stundenzahl in seinem Vertrag zu erhöhen. Laura zögert - ohne die Ausfälle wäre alles aufgegangen. Wenn sie Leon nun mehr Stunden zusichert, liegt ihre Planung deutlich über dem Monatsbedarf.

Neueinstellungen planen

Rafael eröffnet José, dass er nun, da er sein Studium abgeschlossen hat, auf der Suche nach einem Job in seiner Branche ist. Rafael arbeitet sechs 24-Stunden-Schichten bei José und ist einer seiner zuverlässigsten Leute. Da er nicht genau weiß, wann Rafael genau geht, schreibt er schonmal eine Stelle für drei bis vier 24-Stunden-Schichten aus. Wenn Rafael dann tatsächlich kündigt, wird er wohl noch eine weitere Person einstellen müssen.

Urlaub Assistent*innen

Laura möchte, dass ihre Assistent*innen ihren Urlaub einlösen, da sie nicht jährlich sämtliche Ansprüche aus ihrem Persönlichen Budget auszahlen kann. Dafür ist der Stundenlohn, den sie zahlt, bereits zu hoch. Die meisten ihrer Assistenzen arbeiten vier 24-Stunden-Schichten im Monat und benötigen den Freizeitausgleich nicht unbedingt.

Dienstplan nicht zu früh erstellen

Theodor ist Planungssicherheit wichtig. Am liebsten würde er die Dienstpläne immer für zwei Monate im Voraus planen. Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass seine Assistent*innen ihm dann häufig um Änderungen bitten, die meisten von ihnen führen ein eher unregelmäßiges Leben. Theodor möchte seine Planung gerne durchsetzen, gleichzeitig jedoch gute Leute in seinem Team halten. Deshalb hat er sich mit seinem Team auf eine kurzfristigere Planung geeignet. Im Gegenzug wünscht er sich, dass der Dienstplan nur in äußersten Notfällen geändert werden soll.

Dienstplan nicht zu spät erstellen

Zoe vergisst immer wieder, sich rechtzeitig um die Dienstplanung zu kümmern. Bis vor kurzem haben dies noch ihre Eltern übernommen. Ihre Assistent*innen melden sich dann häufig mit Nachfragen. Und wenn doch mal etwas nicht aufgeht, bleibt Zoe kaum Zeit für kommunikationsintensive Nachbesserungen.

Zeitintensive Absprachen

Eingehen auf individuelle Wünsche

Berna ärgert sich, weil sie immer wieder am Wochenende arbeiten muss. Sie ist stets großzügig mit der Verfügbarkeits-Angabe und hatte gehofft, dass ihr Assistenznehmer auf eine faire Verteilung achtet und ihr Engagement belohnt. Stattdessen stellt sie fest, dass ihr immer wieder die unliebsamen Schichten zugeteilt werden. Sie findet es unfair, dass ihre Kolleg*innen durch ihre restriktive Verfügbarkeit mehr Freiheiten erhalten, als sie.

Übernahme von Ausfällen

Laura übernimmt immer wieder Ausfälle im Assistenzteam, in dem sie arbeitet. Außerdem ist sie immer offen für Tauschangebote, um ihren Kolleg*innen auszuhelfen, auch wenn sie dafür eigene Pläne über den Haufen werfen muss. Häufig hat sie das Gefühl, dass sie entgegenkommender agiert, als die anderen Assistent*innen. Wenn ihre dann ihre selten vorgebrachten eigenen Wünsche nicht erfüllt werden können, ärgert sie sich über die Ungerechtigkeit.

Erreichen der gewünschten Stundenzahl

Mikaela bezieht schon seit 8 Jahren Assistenz und hat keine Lust mehr auf die ständigen Unwägbarkeiten bei krankheitsbedingten Ausfällen oder kurzfristigen Kündigungen in der Probezeit. Deshalb plant sie mit ihrem Assistenzteam grundsätzlich etwas über Bedarf. Das bedeutet jedoch, dass in Zeiten mit wenigen Ausfällen nicht alle Assistent*innen ihre gewünschte Stundenzahl erreichen. Manchmal gibt es deshalb spürbaren Unmut im Team.

Einheitlichkeit und Akzeptanz bei genutzten Kommunikationsmedien

Pippo kommuniziert über einen Signal-Gruppenchat mit seinem Assistenzteam und übermittelt dort auch den monatlichen Dienstplan. Seine neue Assistentin Aylin hält davon jedoch nicht viel, sie möchte lieber per Mail kommunizieren, wie sie es von ihren bisherigen Jobs gewohnt ist.